PERSONVERNERKLÆRING FOR REDD BARNA

Versjon vedtatt av Redd Barnas ledergruppe i mai 2018
Sist revidert: februar 2023

Del 1:

Om erklæringen

Redd Barnas personvernerklæring beskriver Redd Barnas totale håndtering av personopplysninger. Erklæringen gjelder for alle som er i kontakt med organisasjonen og er en komplett oversikt over vår behandling av personopplysninger (med unntak
av Redd Barnas ansatte som har en egen erklæring).

1. ANSVARLIG FOR BEHANDLINGEN

Redd Barna (organisasjonsnummer 941296459) er behandlingsansvarlig for dine persondata når du er i kontakt med oss.

2. INNHENTING AV PERSON­OPPLYSNINGER

Redd Barna samler primært inn personopplysninger direkte fra deg. Det finnes to unntak hvor vi innhenter opplysninger fra en tredjepart (Bisnode Norge AS, 975 374 939). For å sikre at vi har riktige opplysninger om våre givere, medlemmer og frivillige utfyller vi personopplysningene med oppdatert telefonnummer, adresse og fødselsdato. For å drive markedsføring og analysere bruken av våre tjenester innhenter vi også informasjon om kjønn, fylke og disponibel inntekt på gruppenivå for våre givere. For SMS-givere benyttes mobilnummer for å innhente øvrig kontaktinformasjon slik at vi kan holde kontakten. Se erklæringens del to for en komplett liste.

3. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Vi behandler først og fremst personopplysninger om deg for å holde kontakt med deg og følge deg opp som støttespiller. Se del to av denne erklæringen for en komplett liste over de ulike formålene.

4. DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Vi behandler i all hovedsak personopplysninger om deg for å ivareta vår forpliktelse og avtale med deg som fadder, giver, medlem, frivillig eller tillitsvalgt.

Noen av opplysningene om deg kan også oppbevares på grunn av krav i norsk lov, eller «rettslig forpliktelse» som det heter i personvernloven. Eksempel på dette er rapportering av ditt bidrag til Redd Barna til skattemyndighetene dersom du ønsker skattefradrag for pengene du har gitt til Redd Barna, eller å innfri våre plikter i henhold til bokføringsloven.

I noen tilfeller ser vi også behov for å innhente samtykke fra deg. Når behandlingsgrunnlaget er samtykke kan du når som helst trekke ditt samtykke eller takke nei til å motta informasjon fra oss. Tjenester i Redd Barna som krever samtykke er eksempelvis digital kommunikasjon og markedsføring av Redd Barna.

Noen ganger benytter vi også berettiget interesse av å behandle personopplysninger. Vi ha eksempelvis satt berettiget interesse som behandlingsgrunnlag når du er i kontakt med oss i sosiale medier, dette fordi det er i offentlighetens interesse at ikke-statlige organisasjoner som Redd Barna driver informasjonsarbeid og er lett tilgjengelig for en større del av befolkningen.

Når vi behandler særlige kategorier personopplysninger, som for eksempel i en eventuell varslingssak, er behandlingsgrunnlaget artikkel 9-2 pkt. b jamfør personopplysningsloven § 6. For behandling av politisk ståsted i forbindelse med Barnas valg gjelder artikkel 9-2 pkt. g.

Se del to for en komplett oversikt over de rettslige grunnlagene for våre behandlinger.

5. LAGRING OG SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Du finner en komplett oversikt over hvor lenge vi lagrer de ulike opplysningene i del to av denne erklæringen.

Personopplysninger som behandles på grunnlag av samtykke slettes når du trekker ditt samtykke.

Hvis du har en ikke-økonomisk relasjon til Redd Barna lagrer vi opplysninger om deg så lenge du har et aktivt forhold til oss og vi har sluttført behandlingen. I tråd med «Norsk atferdsnorm: Frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger» som er utarbeidet av Fundraising Norge kan vi for våre givere ha informasjonen i inntil tre år etter siste donasjon eller gave er gitt til Redd Barna.

Er din relasjon til Redd Barna av økonomisk art krever bokføringsloven at vi beholder bokføringspliktige opplysninger om deg i fem år etter regnskapsårets slutt. I disse tilfeller beholder Redd Barna de samlede personopplysningene om deg i fem år, men det vil ikke skje noen aktivitet rettet mot deg de siste to årene av denne perioden.

6. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

Redd Barna deler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk.

Personopplysninger deles kun med andre selskaper eller underleverandører som utfører oppgaver på vegne av Redd Barna og i forbindelse med levering av våre tjenester. Alle våre underleverandører er underlagt databehandleravtale med Redd Barna. Eksempelvis lagres personopplysninger i vårt giver- og medlemsregister. Når vi behandler en faktura lagres betalingsinformasjon i vårt faktureringssystem. Disse systemene driftes av andre selskaper og informasjon lagres derfor også hos dem i tråd med vår databehandleravtale.

I noen sammenhenger er vi lovpålagt å overføre personopplysninger til offentlige myndigheter eller etater, slik som når vi utleverer nødvendig informasjon til Brønnøysundregisteret og Skatteetaten. Et eksempel på dette er når våre givere ønsker skattefradrag for din gave til Redd Barna, da sender vi navn, personnummer og innbetalt beløp for siste år til Skatteetaten slik at du får skattetrekk.

7. BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER OM BARN

Redd Barna behandler personopplysninger om barn og ungdom og disse personopplysninger gis i henhold til personvernloven et særlig vern. Redd Barna har strenge krav til behandling av personopplysninger om barn, samt publisering av bilder, film og informasjon fra barn. Eksempelvis, vil vi aldri sammenstille informasjon som kontaktopplysninger og meninger eller erfaringer delt i forbindelse med forskning til rapporter. Deltakelse i slike medvirkningsprosjekter vil også alltid anonymiseres. Et annet eksempel er Barnas Valg, der vi benytter Feide (en nasjonal løsning for sikker innlogging og datadeling i utdanning) for sikring av personvern. Innlogging og resultater fra avstemming i Barnas Valg holdes adskilt for å sikre anonymiteten til barna som deltar. Når barn holder basar og gir pengene til Redd Barna blir gaven som oftest gitt i foreldrenes navn, med opplysninger om barnet slik at barnet kan få takk og diplom. Redd Barna sletter all informasjon om barnet innen tre måneder. Dersom det er barnet som gir pengene, må informasjon om gaven og giveren lagres i vårt giverregister for å opprettholde kravene i regnskapsloven, men alle barn reserveres mot annen kommunikasjon.

8. BESKYTTELSE AV PERSONOPPLYSNINGER

Beskyttelse av personopplysninger og ivaretakelse av personvernrettigheter for våre støttespillere er viktig for Redd Barna og vi arbeider kontinuerlig med å sikre vår behandling av dine personopplysninger. Vi gjennomfører tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene dine både når det gjelder integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Vi tilpasser kontinuerlig sikkerhetstiltakene våre for å imøtekomme ny teknisk utvikling. Vi krever at leverandører som behandler dine personopplysninger på vegne av Redd Barna behandler opplysningene på en sikker måte i tråd med gjeldende regelverk for personvern.

9. INFORMASJONSKAPSLER / COOKIES

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider for å gi deg best mulig brukeropplevelse, service og målrettet kommunikasjon. I henhold til lov om elektronisk kommunikasjon informerer vi våre besøkende om bruk av informasjonskapsler. Brukere av nettsiden kan selv velge hvilke typer informasjonskapsler de selv tillater. Les mer om bruk av informasjonskapsler her.

10. DATAANALYSE

Redd Barna bruker analyseverktøyene Google Analytics, Getsitecontrol og Siteimprove for å bedre forstå brukermønsteret til de besøkende på nettsidene våre, og for å gi brukerne best mulig innhold. Denne informasjonen blir kun brukt internt til utbedring av våre nettsider, og vi vil aldri lagre personlig informasjon som kan identifisere deg.

Redd Barna benytter Facebook Pixler for å analysere hvorvidt innholdet vi legger ut på Facebook er av interesse og for å se om kommunikasjonen vår oppnår ønsket effekt.

Noen ganger ønsker vi også å vite om det vi sender ut på e-post blir lest, er av interesse for mottakeren eller at innholdet vises riktig. Vi måler dette i kampanjeverktøyene våre, Campaign Monitor og Marketing Cloud. Det kan for eksempel være for å se om du åpner e-posten, om lenkene i e-posten åpnes, om e-posten leses på mobil eller datamaskin, og hvilken e-postklient og hvilket operativsystem som brukes.

11. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Du har rett til innsyn i de personopplysningene som Redd Barna har registrert om deg og kan i tillegg be om at personopplysninger oppdateres, rettes og/eller slettes. Se detaljert informasjon om hvilke opplysninger vi har og hvordan vi behandler opplysningene og når vi sletter opplysningene for våre kategorier av mottakere i del 2 i denne erklæringen.

For å komme i kontakt med oss om personvern, be om innsyn, retting eller sletting tar du kontakt med oss ved å benytte kontaktopplysningene som oppgis i punkt 12 i denne erklæringen.  

Du kan også klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med reglene, henvend deg til deres nettsider for informasjon om hvordan å gå frem.

12. KONTAKTINFORMASJON TIL REDD BARNA

Redd Barna har oppnevnt et personvernombud. Personvernombudet er registret hos norske myndigheter og kan kontaktes ved behov. For øvrige spørsmål om personvern når du oss ved å ta kontakt[email protected] eller telefon 22 99 09 00. Vår postadresse er: Redd Barna, Postboks 6902, St. Olavs plass, 0130 Oslo.

13. ENDRING AV REDD BARNAS PERSONVERNERKLÆRING

Redd Barna arbeider kontinuerlig med personvern og reviderer personvernerklæringen ved behov. Når vi gjør endringer, vil det vises i endringsloggen nederst på denne siden.  

Del 2:

Detaljert oversikt over behandling av personopplysning for alle våre støttestpillere

I denne delen av personvernerklæringen finner du detaljert informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om alle våre støttespillere. Hvordan vi behandler dine opplysninger avhenger av din relasjon til Redd Barna.

Relasjon til Redd BarnaOverordnet formålRettslig grunnlagHvilke personopplysninger behandles?Skjer det en utlevering til tredjepart?Lagring og sletting
MedlemmerAdministrere medlemskap og følge opp våre medlemmerAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. bNavn, fødselsnummer, fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.Bisnode (for å holde kontaktopplysninger oppdaterte)Lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktivt medlem i Redd Barna. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.
FrivilligeAdministrere frivilligheten og følge opp frivillige, samt å forebygge risiko ved overgrepAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.

For behandling av politiattest, ref. GDPR art. 6-1 f da det er vår berettigede interesse å gjennomføre vandelskontroll, samt GDPR art. 9-2 pkt. f
Navn, fødselsnummer, fødselsdato, kjønn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fylke og signerte etiske retningslinjer. For de som arbeider med barn lagrer vi at vedkommende har fremvist politiattest (vi lagrer ikke selve attesten). Vi har hjemmel for å be om politiattest i politiregisterforskriften § 34-1.Bisnode (for å holde kontaktopplysninger oppdaterte)Lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktiv frivillig i Redd Barna. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav
De som gir penger til Redd Barna (givere og faddere m.m.)Administrere donasjoner og kommunisere med givereAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. bNavn, adresse (inkludert adressehistorikk), fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, innsamlet beløp, kjønn, fylke, disponibel inntekt på gruppenivå og hvordan personen ble vervet.Bisnode (for å holde kontaktopplysninger oppdaterte og å innhente disponibel inntekt på gruppenivå)Personopplysninger lagres i vårt giver- og medlemsregister så lenge du anses å være aktiv giver i Redd Barna. I tråd med bransjenormen for frivillige organisasjoner og behandling av personopplysninger anses en giver å være aktiv giver i 3 år etter at siste bidrag ble gitt. Siden denne relasjonen er av økonomisk art krever bokføringsloven at vi beholder bokføringspliktige opplysninger (navn, adresse, giversum og fødselsdato) om deg i fem år etter regnskapsårets slutt. Redd Barna beholder de samlede personopplysningene om deg i fem år, men det vil ikke skje noen aktivitet rettet mot deg de siste to årene av denne perioden.
Basarbarn som gir basargaverFølge opp basarbarn og foresatte for å takke og gi diplomAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b

For bruk av bilder av basarbarn gjelder samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a
Når Redd Barna mottar basargaver fra barn er det vanligvis en foresatt/voksen som foretar innbetalingen og gaven blir da registrert på den voksne. For å kunne sende diplom og takke basarbarna mottar vi navn, alder og adresse på barna som har vært med på innsamlingen.Ingen utlevering til tredjepart.Personopplysningene slettes innen 3 måneder. I de tilfellene hvor innbetalinger (både basarbidrag og andre gaver) blir gjort i barns navn (og vi blir opplyst om at dette er et barn), så registreres gaven på barnet som «reservert mot andre henvendelser».

For sletting av bilder, se kolonnen som omhandler bilder.
De som gir testamentariske gaverAdministrere testamentariske gaverBerettiget interesse i å administrere testamentariske gaver, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. fKontaktopplysninger, fødselsnummer, korrespondanse og kopi av testamentVed behov deles opplysninger med vår advokat ihht. avtalePersonopplysninger om døde personer omfattes ikke av GDPR, men opplysningene slettes allikevel etter fem år etter siste innbetaling.
De som signerer våre underskriftskampanjerGjennomføre underskriftskampanje og sende ut informasjon om kampanjenAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. bNavn, e-postadresse og navnet på kampanjen som er signert. Dersom du ønsker å bli kontaktet via SMS lagres også telefonnummer.Antall signaturer (uten navn og annen kontaktinfo). Utleveres til tredjepart (utleveringen er avhengig av innholdet i underskriftskampanjen – kan for eksempel utleveres til regjeringen eller andre vi ønsker å påvirke.)Personopplysningene slettes når kampanjen er ferdig og signaturene er overlevert til myndigheter eller andre aktører.

Dersom du huker av «Ja takk! Redd Barna kan kontakte meg via e-post og telefon om kampanjer og forespørsler» se kolonnen «De som samtykker til videre kommunikasjon og markedsføring av Redd Barna».
De som samtykker til videre kommunikasjon og markedsføring fra Redd BarnaKommunikasjon om og markedsføring av Redd Barna sitt arbeidSamtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.Navn, telefonnummer, mobilnummer og adresse.Ingen utlevering til tredjepart.Opplysningene lagres så lenge samtykket er gyldig. Tilbaketrekking av samtykke og avmelding gjøres av den enkelte ved å ta kontakt med [email protected] eller ved å trykke «meld av» når du mottar kommunikasjon fra oss.

Vi går også igjennom databasen og sletter inaktive bruker etter 3 år.
De som besøker nettsidene og facebooksiden vårDataanalyse av trafikk på nettsidene og facebookBerettiget interesse i å innfri vårt samfunnsoppdrag, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.

Og for bruk av cookies gjelder samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.
IP-adresse lagres i Analytics.

Dersom du godtar bruk av cookies på hjemmesiden vår lagres også IP-adresser, hvilken type nettleser man bruker på våre sider, bredbåndsleverandører (ISP), operativsystemer, dato og tid for besøk, samt en del data om navigasjon.
Facebook Pixler, Google Analytics, Campaign Monitor og Marketing CloudOpplysningene lagres i Google Analytics i opptil 26 måneder og i Facebook Pixler opptil ett år.
De som er i kontakt med oss i sosiale medierKommunikasjon og informasjonsformidlingBerettiget interesse i å innfri vårt samfunnsoppdrag, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.Den enkeltes brukernavn på den sosiale plattformen og evt. innspill i poster i chat og på veggIngen utlevering til tredjepart.Sletter poster og chat ved behov og etter skjønnsmessig vurdering.
De som ønsker nyhetsbrevKommunikasjon for å øke kunnskap om Redd Barnas arbeidSamtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.E-postadresseIngen utlevering til tredjepart.Personopplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig. Tilbaketrekking av samtykke og avmelding gjøres av den enkelte ved å trykke «meld av» nederst i nyhetsbrevet.
Deltakere i Redd Barnas aktiviteter og programmerOppfølging av og tilrettelegging for deltakere i våre programmerBerettiget interesse ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f. I noen sammenhenger benyttes avtale ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.Innsamlingen tilpasses aktiviteten/prosjektet. Som regel innhentes navn, telefonnummer, e-postadresse fra barn og/eller foresatte. Signatur fra foresatte. Ved behov innhentes, helseopplysninger (slik som behov for tilrettelegging) og informasjon om matallergier.Ingen utlevering til tredjepart.Personopplysningene lagres så lenge vedkommende er med i aktiviteter og nødvendig etterarbeid er gjort. Det rapporteres ofte fra aktiviteter til tilskuddsgiver, men da inkluderes ikke personopplysninger.
Deltakere på våre arrangementerGjennomføring av arrangement og oppfølging av deltakereAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.Innhentingen tilpasses behovet. Som regel innhentes navn, e-postadresse og telefonnummer.Informasjon om matpreferanser og evt. behov for tilrettelegging deles med hotell/lokale (ikke personspesifikt) og navn sendes til trykkeri ved behov for navnekort.Slettes når arrangementet og tilhørende etterarbeid er over og videre kommunikasjon ikke er nødvendig. Informasjon om eventuelle matallergier og behov for tilrettelegging slettes når arrangementet er over.
Deltakere i kunnskapsinnhenting (barns medvirkning)Oppfølging av og tilrettelegging for deltakere i medvirkningsprosjekterBerettiget interesse, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f. I noen sammenhenger benyttes samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.Innsamlingen tilpasses aktiviteten/prosjektet. Som regel innhentes navn, alder, kjønn og kontaktinformasjon til barnet og/eller foresatte.Ingen utlevering til tredjepart.Personopplysningene slettes når prosjektet er gjennomført.

Dersom det er barn i sårbare grupper som deltar behandles informasjonen særlig konfidensielt og informasjon til rapporter anonymiseres i tråd med regler for dette.
Barn som stemmer i Barnas ValgGjennomføre barnas valg og vise valgresultater ved lokal- og nasjonalt valg.Berettiget interesse i å legge til rette for barns rett til å bli hørt og si sin mening, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.

For behandling av opplysninger om politisk ståsted gjelder GDPR artikkel 9-2 pkt. g.
Navn, skole, klassetrinn og opplysning om politisk ståsted.Ingen utlevering til tredjepart.Vi lagrer personopplysningene separat fra opplysning om politisk ståsted slik at det ikke er mulig å finne ut hvilken person som stemte på hvilket parti. Opplysningene samles inn for å regne ut valgresultat per fylke og landsoversikt.
Personopplysningene slettes når valgresultatet er presentert.
De som er med i bilder, filmer og lydopptakKommunikasjon, påvirkning og innsamling.
Innhente resultater og historiefortelling.
Samtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.Bilde, film og/eller lydopptak, navn, tittel, tilhørende metadata til bilde/film/lydfilen.Ingen utlevering til tredjepart (med mindre de er brukt i publikasjoner, nyhetsartikler, filmer og lignende). Selve bruken av bilder, film og lydopptak gjøres ihht. samtykket som er gitt.Skal som prinsipp bare benyttes innen fem år fra de er tatt. Bilder som er brukt i publikasjoner, rapporter, på nettsider vil fortsatt kunne eksistere der. Bilder, filmer og lydopptak kan fjernes ved å ta kontakt med Redd Barna.
De som bestiller undervisningsmateriellUtsendelse av og kommunikasjon om undervisningsmateriellAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. aNavn, e-postadresse og
postadresse til skole
Ingen utlevering til tredjepart.Personopplysningene oppbevares til undervisningsmaterialet er sendt ut og nødvendig etterarbeid er utført og slettes deretter.
LærerambassadørerKommunikasjon og informasjonAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.Navn, e-postadresse, navn, adresse til skolen og informasjon om samtykke.Ingen utlevering til tredjepart.Personopplysningene oppbevares så lenge vedkommende ønsker å være lærerambassadør. Avmelding gjøres av den enkelte ved å trykke «meld av» nederst i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss.
De som søker jobb hos Redd BarnaRekruttere ansatte til Redd BarnaSamtykke, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. a.Kontaktopplysninger, søknad og CV, vurdering av kandidatene, testresultater, referanser, attester og vitnemålIngen utlevering til tredjepart.Opplysningene oppbevares så lenge samtykket er gyldig og slettes etter at ansettelsesprosessen og nødvendig etterarbeid er ferdig. Innstillinger slettes etter seks måneder.
Sentrale og lokale tillitsvalgteTilrettelegge for og følge opp tillitsvalgteAvtale, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. b.

For behandling av politiattest GDPR art. 6-1 f vår berettigede interesse i å gjennomføre vandelskontroll, samt GDPR art. 9-2 pkt. f. for behandling av sensitive opplysninger.
Navn, e-post, adresse, telefonnr., kontaktinfo til pårørende og framvist politiattest. Vi har hjemmel for å be om politiattest i politiregisterforskriften § 34-1. Ved signering av dokumenter innhentes signatur. Ved søknad om refusjon for utlegg innhentes kontonr. og ved behov personr. Ved reise til utlandet innhentes passinformasjon. For hovedstyret, medlemsstyret og kontrollkomiteen innhentes også informasjon om habilitet. For hovedstyret innhentes i tillegg personnr.Ved reiserefusjon utleveres informasjon til vår lønnskjører.

For hovedstyret utleveres informasjon til Brønnøysundregisteret ihht. aksjeloven.
Lagres så lenge du er tillitsvalgt og 6 måneder etter endt verv. Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i 5 år, i henhold til lovens krav.

Navn, verv og signatur i protokoller og andre styrende dokumenter lagres i evig tid da det er organisasjonens berettiget interesse å bevare informasjon om styrende organer og beslutninger.
Involverte i varslingssaker om kritikkverdige forholdUndersøke varsler om kritikkverdige forhold og å rette opp i slike forholdBerettiget interesse i å følge opp eventuelle kritikkverdige forhold, ref. GDPR artikkel 6-1 pkt. f.

Dersom varslene inneholder særlige kategorier personopplysninger og/eller opplysninger om straffbare forhold gjelder også GDPR art. 9-2 pkt. f.
Navn, kontaktinformasjon og saksopplysningerIngen utlevering til tredjepart.Personopplysninger i en varslingssak oppbevares og behandles konfidensielt. Enkelte personer internt i organisasjonen har tilgang. Opplysningene slettes som hovedregel etter 5 år etter at saken ble avsluttet, med mindre særlige forhold gjør det nødvendig å oppbevare opplysningene lenger (dette skal i så fall begrunnes).