Hei, og velkommen som frivillig!
Vi er veldig glade for å få deg med på laget, og håper du får en god opplevelse som frivillig i Redd Barna, og med bruken av Spond 🙂
På denne siden finner du informasjon om hvordan Redd Barna bruker Spond for frivillige:
- Hva Spond brukes til
- Hvordan du blir med i en Spond-gruppe
- Hvordan du skal bruke Spond
- Retningslinjer for arrangementer i Spond
- Hvordan du oppretter et arrangement
- Viktig informasjon til deg som deltar som frivillig
Spond som en del av Redd Barnas Frivillig-opplevelse
Spond er et verktøy som gjør det enkelt å organisere aktiviteter, holde kontakt med gruppen og holde oversikt over alt fra påmeldinger til beskjeder. I dette dokumentet får du en rask introduksjon for å komme i gang og noen retningslinjer for bruk.
Spond er en app som brukes til:
Motta viktige beskjeder og send meldinger til din gruppe
Du får invitasjon til aktiviteter, møter, arrangementer eller andre aktiviteter. Du kan enkelt melde deg på eller gi beskjed om du ikke kan delta
Du får innsyn i oppdateringer om gruppa, dokumenter som er nyttig for deg som frivillig, og du får påminnelser rett i appen
Hvordan bli en del av din Spond-gruppe
Når du er ferdig med opplæring og andre krav for å bli frivillig, får du tilsendt en invitasjonslenke til Spond-gruppen du skal bli en del av og til nettsiden der dette opplæringsskrivet ligger
Last ned Spond Appen om du ikke allerede har den fra App Store (iPhone) eller Google Play (Android)
Opprett en konto med telefonnummer og e-post. Om du allerede har en Spond-konto, kan du bare fortsette å bruke den
Det er viktig at du oppretter tofaktor-verifisering på din nye konto, eller at du skrur det på i din nåværende Spond-konto, og benytter et sikkert passord
Logg inn og legg til gruppekoden du har fått tilsendt (de siste fem tegn i lenken du har fått tilsendt)
Sørg for at pushvarsler er skrudd på for arrangementer og meldinger der du har blitt nevnt (@) slik at du ikke går glipp av viktige beskjeder og oppdateringer.
Ta kontakt med din regionrådgiver for hjelp til å få tilgang til din gruppe via nettsiden eller e-post.
Har du problemer med Spond-appen?
Om du får problemer med å laste ned appen, kan du spørre din frivillige gruppeleder, eller din kontaktperson/regionrådgiver i Redd Barna om hjelp og tips.
Om du vet at du har blitt invitert, men ikke kan se gruppen eller gruppeinvitasjonen når du logger inn i appen, spør administratoren om de har lagt deg til med samme kontaktinformasjon som du registrerte deg med.
Hvordan ønsker vi at du som frivillig skal bruke Spond?
Svar så snart du kan på invitasjoner lagt ut, ved å bekrefte din deltakelse eller avslå om du ikke kan. Du må trykke “skal” for å bekrefte deltakelse. Husk å gjøre om på svaret ditt dersom du blir forhindret fra å komme, og send samtidig en melding til den som er ansvarlig for aktiviteten
Still spørsmål eller hold kontakt med gruppen din ved å svare aktivt på spørsmål og forespørsler
Sjekk appen for nyheter og kommende aktiviteter
Alle frivillige og ansatte skal holde en god tone, og gi positive tilbakemeldinger der det passer
Sensitive opplysninger om deltakere eller andre frivillige, eller episoder som skjer på aktivitet, skal ikke diskuteres på Spond eller omtales i filer som lastes opp. Ved behov kan du ta kontakt med din regionrådgiver for samtale og tips.
Legg inn et bilde av deg selv, sånn at alle i gruppen kan se hvem du er og kjenne deg igjen når dere møtes.
Andre tips
Profilen din kan redigeres under “meg”- fanen øverst til venstre i appen.
Språket i appen blir automatisk det samme som det du har i telefon-innstillingene dine.
Om du logger deg på appen i utlandet, vil den automatisk endre tidssone. Dette kan du endre tilbake ved å gå til Meg –> rediger profil –> tidssone
Det er et eget merke med meldingssymbol for meldinger. Du kan sende privat- eller gruppe-meldinger til andre medlemmer eller administratorer.
Spørsmål?
Ta gjerne kontakt med din frivillige gruppeleder eller regionrådgiver om både små og store ting 🙂
Planlegg og opprett arrangementer i Spond
Generelle retningslinjer for alle aktiviteter
Planlegg og legg inn arrangementer frem i tid for å sikre forutsigbarhet. En fylt kalender skaper trygghet og viser aktivitet i gruppa.
Bruk alltid en kort, beskrivende tittel og gi en god forklaring av hva aktiviteten innebærer.
Dersom ikke alle i gruppa skal delta i planleggingen, kan det være lurt at denne koordineringen skjer i en egen chat for å unngå «støy» for de andre.
Bruk funksjonen for «gjentakende arrangement» der det er mulig og naturlig.
Bruk Spond til å fordele ansvar (f.eks. kakebaking, rigging). Bruk gjerne tidligere arrangementer for å “hente” faste oppgaver som går igjen.
Del løpende oppdateringer i forkant via kommentarfeltet på selve arrangementet.
Legg alltid ved relevante dokumenter (f.eks. avviksskjema og risikovurdering) direkte i arrangementet.
Til deg som er ansvarlig for å opprette arrangement
Lag gjerne en enkel skisse i Canva eller bruk et bilde av den frivillige gruppa som forsidebilde. Dette gjør invitasjonen mer personlig og synlig.
Velg riktig gruppe og inviter alle relevante medlemmer.
Opprett arrangementet så tidlig som mulig, selv om ikke alle detaljer er klare. Skriv da: «Mer informasjon kommer».
Legg ut innlegg/bilder av de endelige invitasjonene som sendes ut til barn/familier (f.eks. Møteplass-plakater), slik at alle frivillige vet hvordan arrangementet profileres utad.
Vurder om du skal bruke automatiske påminnelser eller sende manuelle meldinger til de som ikke har svart, avhengig av hvor tett opp til fristen man er.
Du kan legge til flere medarrangører i Spond, men sørg for at én person står som hovedansvarlig.
Viktig informasjon til deg som deltar som frivillig
Gi tydelig beskjed om du kan delta eller ikke innen fristen som er oppgitt. Dette er kritisk for planleggingen og gjennomføringen, da det er et krav om et minimum antall frivillige for å gjennomføre, og det er oppgaver som må gjøres.
… gjør om ditt svar i Spond så snart som mulig OG gi beskjed i arrangementets egen chat.
Hvis det blir færre enn 2-4 frivillige på selve dagen (sørg for at du kjenner reglene for din gruppe- og arrangementstype), må arrangementet avlyses. Ring da umiddelbart til din ansvarlige regionrådgiver.
Sett deg inn i risikovurderingen og beredskapsplanen som ligger vedlagt i arrangementet og/eller ligger i Spond-gruppens filer. Ved en eventuell krise er det disse instruksene som skal følges.
Sjekk arrangementet jevnlig for nye kommentarer eller oppgaver som er tildelt deg.